DO Fiduciary Services schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit der persönlichen Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit sammeln oder erhalten. Wir verarbeiten persönlich Daten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz und soweit anwendbar der Datenschutzgrundverordnung der EU.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir Ihre persönlichen Daten sammeln und bearbeiten können und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.

Wir können Ihnen zusätzliche Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen, wenn wir dies für sinnvoll halten. Solche zusätzlichen Datenschutzerklärungen ergänzen diese Datenschutzerklärung und müssen mit dieser zusammen gelesen werden.

Wer sind wir?

Wir sind DO Fiduciary Services, mit Sitz an der Suurstoffi 22, 6343 Rotkreuz. Wir sind verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit sammeln oder erhalten oder für andere Zwecke, wie in dieser Datenschutzerklärung definiert, bearbeiten.

Warum und auf welcher Grundlage sammeln und bearbeiten wir Daten?

Ihre Daten bearbeiten wir gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz und soweit anwendbar der Datenschutzgrundverordnung der EU. Wo sinnvoll, stellen wir Ihnen in Ergänzung zu den vorliegenden Erklärungen zusätzliche Datenschutzerklärungen zu Verfügung.

Wir sammeln und bearbeiten Daten, um für Sie unsere Dienstleistungen zu erbringen, um das Geschäft unserer Firma zu führen (z.B. administrative und organisatorische Prozesse durchzuführen), um unser Geschäft zu überwachen und zu analysieren sowie um unsere Dienstleistungen und Produkte für Sie zu verbessern. Wir nutzen diese Information, um unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu fördern und zu entwickeln, um Dienstleistungen, die Sie interessieren könnten zu identifizieren, um Business Development Aktivitäten durchzuführen, Ihnen Publikationen und Mitteilungen zu senden, um Sie zu Anlässen einzuladen, um das reibungslose Funktionieren und die Systemsicherheit unserer Website sicherzustellen sowie die Website zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren, und um unseren gesetzlichen Pflichten zur Identifikation von Klienten nachzukommen.

Wir bearbeiten Ihre persönlichen Daten zu den oben genannten Zwecken, wenn:

• dies erforderlich ist für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder der Organisation, für welche Sie tätig sind;
• dies erforderlich ist für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen;
• Sie - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung zur Bearbeitung erteilt haben oder die Organisation, für welche Sie tätig sind, - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung zur Offenlegung Ihrer persönlichen Daten an uns erhalten hat;
• wir oder ein Dritter, insbesondere einer unserer Klienten, ein berechtigtes Interesse daran hat und Ihre Interesse, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Solche berechtigte Interessen umfassen insbesondere die Erbringung rechtlicher Dienstleistungen an unsere Klienten.

Welche Daten sammeln und bearbeiten wir?

Wir sammeln und bearbeiten persönliche Daten über Klienten und potentielle Klienten, verbundene Personen, Gegenparteien, Behörden, Gerichte, Dritte und andere Personen sowie deren Vertreter, wirtschaftliche Berechtigte und (ehemalige) Mitarbeiter. Wir sammeln und bearbeiten ausserdem Daten, wenn Sie uns Dienstleistungen oder Produkte anbieten, wenn wir Ihre Produkte oder Dienstleistungen prüfen, und generell wenn Sie Informationen von uns verlangen oder uns Informationen zustellen. Die Art der Daten, welche wir erheben, umfassen beispielsweise Name und Kontaktdaten (wie Adresse, Email-Adresse und Telefonnummer), Nationalität, Geschäftsbereiche von Interesse, berufliche Stationen sowie Informationen jeder Art aus Korrespondenz, Kontakten und Interaktionen mit uns. Auch bearbeiten wir Informationen jeder Art, welche uns im Rahmen unserer Dienstleistungen offengelegt werden oder wir selbst erheben. Ausnahmsweise beinhalten diese Informationen auch besonders schützenswerte Personendaten. Sofern für die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten Ihre Einwilligung notwendig ist, holen wir diese vorgängig ein. Schliesslich speichert der Server unserer Website temporär Informationen über Zugriffe von Ihnen. Diese Informationen beinhalten u.a. die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, den Namen und die URL der abgerufenen Datei, die Website, von der aus der Zugriff erfolgt, den verwendeten Browser (inkl. Version), das Betriebssystem (inkl. Version) des verwendeten Rechners sowie den Namen des Access-Providers des Nutzers.

Wie sammeln wir Daten?

Wir erhalten die Daten direkt von Ihnen, unseren Klienten, anderen involvierten Personen und deren jeweiligen Vertretern und Mitarbeitern. Wir können persönliche Informationen auch von Dritten wie Arbeitgeber, anderen Organisationen, mit welchen Sie in Berührung stehen, Aufsichtsbehörden, staatlichen Stellen, Gerichten, anderen Anwaltsfirmen oder sonstigen Beratern erhalten oder beschaffen. Auch beschaffen wir persönliche Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen. Wenn wir Information für die Mandatsannahme oder Mandatsführung benötigen und Sie uns diese nicht zur Verfügung stellen, können wir nicht für Sie tätig werden.

Wie schützen wir Daten?

Wir treffen angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre persönlichen Daten in elektronischer sowie physischer Form sicher zu verwahren und gegen unberechtigten Zugriff, Missbrauch, Offenlegung, unberechtigte Änderung oder Löschung sowie gegen Verlust zu schützen. Der Zugang zu unseren Räumlichkeiten wird kontrolliert und wo nötig mit Video überwacht, und elektronische Datensammlungen sind mittels Logins und Passwörten geschützt. Unsere Partner, Mitarbeiter und Drittdienstleister, welche Zugang zu vertraulichen Informationen (inklusive persönlichen Daten) haben, unterstehen Vertraulichkeitspflichten.

Wie verwalten wir Ihre persönlichen Daten?

Informationen für Bewerbende

Wenn Sie sich für eine Stelle oder für eine Karriereveranstaltung bei DO Fiduciary Services bewerben, müssen Sie uns persönliche Informationen und allenfalls besonders schützenswerte Personendaten bekanntgeben. Mit Ihrer Bewerbung bei uns erteilen Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Nutzung und Prüfung dieser Informationen (u.a. Prüfung von Referenzen, Hintergrund, Identität, Betreibungs- und Strafregisterauszügen). Wenn wir Information für die Anstellung benötigen und Sie uns diese bei Verlangen nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeiten.

Informationen für Alumni

Falls Sie ein ehemaliger Mitarbeiter oder Partner von DO Fiduciary Services sind, sammeln wir persönliche Daten wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten (wie Adresse, Email-Adresse und Telefonnummer), Informationen über Ihre Beschäftigung bei uns und danach und andere Information, welche wir von Ihnen erhalten haben. Wir nutzen diese Informationen, um mit Ihnen in Kontakt zu bleiben.

Warum nutzen wir Cookies?

Wir nutzen Cookies, um Ihnen zielgerichteter Informationen zur Verfügung stellen zu können. Mit Cookies erhalten wir Informationen über die Nutzung unserer Webseite, den Online-Bewerbungsprozess auf unserer Karriere-Seite und zur Analyse unserer Marketingkommunikation. Hierbei sammeln wir gewisse persönliche Daten von Ihnen, wie z.B. Domänenname, Benutzereinstellungen (z.B. Sprachpräferenzen), Ihre eindeutige Sitzungs-ID, Authentifizierungsdaten und Ihre Besucherzeit (Zeitstempel) sowie andere Metadaten.

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die in den Browserverzeichnissen Ihres Rechners oder mobilen Endgeräts abgelegt werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Auf unserer Webseite setzen wir sowohl dauerhafte als auch Session Cookies ein. Session Cookies speichern Ihre Eingaben, während Sie innerhalb der Webseite von Seite zu Seite navigieren. Die Cookies werden nach kurzer Zeit wieder gelöscht, spätestens aber, wenn Sie Ihren Browser schliessen. Mit dauerhaften Cookies merkt sich die Webseite Ihre Präferenzen und Einstellungen, sodass diese bei Ihrem nächsten Besuch der Webseite wieder verfügbar sind. Dauerhafte Cookies werden nach einer bestimmten Zeitperiode gelöscht.

Wie nutzen wir Cookies?

Google Analytics

Google Analytics wird von Google LLC in den USA betrieben und vermittelt uns Informationen darüber, wie die Besucher unsere Webseite nutzen. Google verwendet Cookies für die Sammlung anonymer Informationen, zum Beispiel die Anzahl Besucher der Webseite, von wo sich die Besucher einloggen, welche Seiten Sie sich ansehen und wie lange Sie auf unserer Webseite verweilen. Wir übermitteln grundsätzlich keine Personendaten an Google (auch keine IP-Adressen). Google kann jedoch Ihre Nutzung der Website verfolgen, diese Angaben kombinieren mit Daten von anderen Websites, die Sie besucht haben und die ebenfalls von Google verfolgt werden, und diese Erkenntnisse für eigene Zwecke (z.B. Steuerung von Werbung) verwenden. Soweit Sie sich bei Google selbst registriert haben, kennt Google Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch Google erfolgt dann in Verantwortung von Google und nach dessen Datenschutzbestimmungen.

Marketingkommunikation

Im Rahmen unserer Marketingkommunikation nutzen wir Cookies und andere Tracking-Technologien, um zu überprüfen, ob per E-Mail versandte Updates geöffnet und beantwortet werden und ob darin enthaltene Links angeklickt werden. Ausserdem ermöglichen Cookies es Ihnen, uns über das Online-Kontaktformular zu kontaktieren.

Verwaltung Ihrer persönlichen Cookies Einstellungen

Sie können in den Einstellungen Ihres Browsers veranlassen, dass Cookies gesperrt oder Sie gewarnt werden, wenn Cookies an Ihren Rechner gesandt werden. Falls Sie den Empfang von Cookies deaktivieren, können Sie möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Webseite und unserer Marketingkommunikation nutzen.

Warum und wie teilen wir Daten?

Sofern erforderlich oder sinnvoll für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung definierten anderen Zwecke, können wir persönliche Daten, welche wir bei der Erbringung unserer Dienstleistungen, bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns oder bei Ihrem Besuch auf unserer Website sammeln, Dritten (wie Dienstleistern, Beratern, verbundenen Parteien, Gerichten, Behörden, Gegenparteien und anderen Personen) in der Schweiz, in der EU oder in anderen Staaten offenlegen. Wir können weiter persönliche Daten Dritten offenlegen, wenn:

• Sie - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder die Organisation, für welche Sie tätig sind, - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung dazu erhalten hat;
• wir aufgrund rechtlicher, regulatorischer oder geschäftlicher Pflichten (zum Beispiel um Geldwäschereibestimmungen oder Sanktionsbestimmungen nachzukommen) dazu verpflichtet sind;
• dies notwendig ist in Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren, oder um Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

Wir arbeiten mit Dritten, die uns Dienstleistungen erbringen, und können Ihre persönlichen Daten mit diesen teilen, zum Beispiel mit Banken, Versicherungen oder IT-Providern, welche Zugang zu Ihren persönlichen Daten beim Software Support haben können.

Wenn diese Dritte ihren Sitz ausserhalb der Schweiz oder der EU haben, teilen wir Ihre Daten nur gestützt auf einer Grundlage, die einen angemessenen Datenschutz bietet.

Wie lange bewahren wir Daten auf?

Wir bewahren Ihre persönlichen Daten auf, solange sie für die Zwecke, für welche sie bearbeitet werden, notwendig sind. Weiter bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf, um gesetzlichen und regulatorischen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen, solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden könnten oder soweit dies berechtigte Interessen, insbesondere die Sicherheit unserer Daten, erfordern.

Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Sie können Auskunft über Ihre persönlichen Daten und gewisse Aspekte der Bearbeitung verlangen;
• Sie können Berichtigung Ihrer persönlichen Daten verlangen;
• Sie können die Löschung Ihrer persönlichen Daten verlangen;
• Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten verlangen;
• Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten erheben.

Falls Sie in die Sammlung, Verarbeitung oder den Transfer Ihrer persönlichen Daten für einen bestimmten Zweck eingewilligt haben, dürfen Sie Ihre Einwilligung für diese bestimmte Verarbeitung jederzeit zurückziehen. Wenn wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung zurückziehen, werden wir Ihre persönlichen Daten nicht mehr für diese bestimmten Zwecke bearbeiten, sofern nicht ein anderes berechtigtes Interessen daran besteht.

Bitte beachten Sie, dass die Gewährung dieser Rechte teilweise aus gesetzlichen Gründen oder gestützt auf das Datenschutzrecht verweigert oder eingeschränkt werden können. Wir können die Auskunftserteilung verweigern, soweit uns das Datenschutzrecht oder andere Gesetze, insbesondere das Anwaltsgeheimnis, dies erlaubt oder vorschreibt. Wir werden Sie, wenn rechtlich erforderlich bzw. erlaubt, über die Gründe für unseren Entscheid informieren.

Falls Sie Ihre Rechte ausüben wollen, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich per Email an Datenschutz oder postalisch an:

DO Fiduciary Services
Suurstoffi 22
6343 Rotkreuz
Schweiz

Sie werden normalerweise keine Gebühr für die Ausübung Ihrer Rechte entrichten müssen. Wir können aber eine Gebühr verlangen, wenn dies das anwendbare Datenschutzrecht erlaubt, worüber wir Sie informieren werden.

Falls Sie meinen, dass wir Ihre Anfrage oder Ihr Anliegen nicht zu Ihrer Zufriedenheit behandelt haben oder Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht datenschutzkonform bearbeiten, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden; in der Schweiz an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren und zu ändern, um Änderungen der Art und Weise, wie wir Ihre persönlichen Daten bearbeiten, oder Änderungen gesetzlicher Anforderungen zu berücksichtigen. Alle Änderungen, die wir in Zukunft an unserer Datenschutzerklärung vornehmen, werden auf unserer Website veröffentlicht. Bitte prüfen Sie regelmässig, ob Aktualisierungen oder Änderungen unserer Datenschutzerklärung erfolgt sind.

Oktober 2023